Synchronisation des cohortes

Par cohorte : la promotion

Quel est le principe de la synchronisation de cohorte ?

Vous pouvez inscrire une cohorte d’utilisateurs à votre cours.
Cette cohorte est basée sur l'inscription des étudiants dans la base Apogée de l'université. Ainsi, au fur et à mesure que vos étudiants s'inscriront administrativement et pédagogiquement, la base de données de vos utilisateurs s'enrichira des nouveaux inscrits.

Ce mode d'inscription est très pratique mais demande de connaître le codes étape ou UE de votre formation. Vous pouvez demander ces codes auprès de la scolarité de votre composante.

Les cohortes d'étapes sont liées aux inscriptions administrative. Habituellement, elles sont disponibles dès début septembre.

Les cohortes d'UE et de groupes sont liées aux inscriptions pédagogiques qui peuvent courir jusqu'à tard dans le semestre. Donc elles ne sont donc pas forcément disponible en septembre.


Que se passe-t-il en fin d'année universitaire ?

Chaque été, généralement fin août (entre généralement le 22 et le 31 août ), les cohortes sont mises à jour pour passer à la nouvelle année universitaire :

  • les étudiants de l'année universitaire terminée sont automatiquement désinscrits des cohortes et donc des cours les utilisant
  • les nouveaux étudiants sont ajoutés aux cohortes au fur et à mesure des inscriptions et de la validation de leur compte informatique

Si vous souhaitez conserver les inscriptions des étudiants d'une année sur l'autre, désactivez la synchronisation par cohorte pour passer vos inscriptions en mode manuel (cf Comment inscrire les étudiants d'une cohorte manuellement) avant fin août.


Attention, au 31 décembre, les cohortes de l'année n-1 sont complètement supprimées, les accès et les statistiques étudiants seront totalement supprimés.

Comment ajouter la méthode de synchronisation de cohorte ?

  • Se placer dans le cours en mode édition
  • Administration du cours   ► utilisateurs   ► Méthodes d'inscription 
  •  Liste déroulante Ajouter méthode   ►   Synchronisation des cohortes 


  • Cherchez la cohorte voulue . Pour trouver la cohorte vous pouvez faire une recherche via la zone de recherche. Vous pouvez utiliser le code étape ou UE de la formation ou un terme discriminant du libellé. Soyez patient, la recherche peut prendre quelques instants.

Utiliser un terme assez restrictif car la liste ne propose que les 100 premiers résultats


  • Attribuez un rôle aux utilisateurs (ex: étudiant, enseignant) 
  • Terminer en cliquant sur Ajouter méthode 

 

Vos nouveaux inscrits apparaissent désormais dans la liste des utilisateurs.


Comment inscrire les étudiants d'une cohorte manuellement

Inscrire une cohorte manuellement permet d'ajouter des participants d'une cohorte à un instant T dans un espace de cours.

Cela signifie que si à l'instant T la cohorte comprend 50 étudiants et qu'à T+10j la cohorte comprend 60 étudiants alors la liste des participants ne sera pas mise à jour à la différente de la méthode d'inscription "synchronisation de cohorte"

Ce système est pratique pour inscrire un lot d'étudiants ou pour conserver les étudiants d'une cohorte d'une année à l'autre. En effet, la méthode de synchronisation de cohorte est mise à jour automatiquement et enlève donc les inscrits des années précédentes.

Pour cela dans votre espace de cours

    • Aller dans Administration du cours  ► Utilisateurs ► Utilisateurs inscrits

    • Cliquer Bouton Inscrire des utilisateurs

    • Cherchez la cohorte voulue . Vous pouvez utiliser le code étape ou UE de la formation ou un terme du libellé. Soyez patient, la recherche peut prendre quelques instants. Pour trouver la cohorte vous pouvez faire une recherche via la zone de recherche puis bouton "rechercher"

    • Enfin, cliquer sur Inscrire les utilisateurs et cohortes sélectionnées

    Modifié le: jeudi 26 mars 2020, 09:07